Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston tukisäätiön apurahahakijoiden henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Oulun yliopiston tukisäätiö
Y-tunnus: 0195066-5
Postiosoite: Pentti Kaiteran katu 1, Oulu
Säätiön asiamies Pekka Riuttanen, pekka.riuttanen(at)oulu.fi

Rekisterin nimi

Oulun yliopiston tukisäätiön apurahajärjestelmä

Tietosuojavastaava

Sähköpostiosoite: tukisaatio(at)oulu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä ja hakijan suosittelijoista. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta ja hakijan tulee varmistaa suosittelijalta etukäteen, voiko hänen tietonsa kirjata suosittelijana järjestelmään.

Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Tietoja kerätään myös rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen järjestelmän sisäiseen viestintään.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tietosuoja-asetus 6 art. 1(b): Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet
– Rekisterissä käsitellään henkilötietoja sopimukseen perustuen liittyen apurahan hakemiseen, myöntämiseen, maksatukseen ja ilmoituksen tekemiseen viranomaisille.

Tietosuoja-asetus 6 art. 1(c): Lakisääteinen velvoite
– Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa apurahasta ja sen saajasta verohallinnolle sekä eläkelaitokselle.

Tietosuoja-asetus 6 art. 1(f): Oikeutettu etu
– Oulun yliopiston tukisäätiön henkilöstön, apurahan hakijoiden sekä mahdollisten suosittelijoiden/lausunnonantajien tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Jos apurahan hakija antaa kolmannen henkilön, kuten suosittelijan nimi- ja yhteystietoja hakemuksessaan, apurahan hakija vastaa itse tiedottamisesta ko. henkilölle.

Jotta apurahahakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Hakemusvaiheet tiedot

• käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
• keskeneräiset hakemukset
• hakemusten arviointitiedot
• hakemukset ja niiden liitteet

Maksatukseen liittyvät tiedot

• henkilötunnus
• pankkiyhteystiedot

Viestit

• haku- ja maksatusvaiheen lokitiedot ja muu mahdollinen kirjeenvaihto

Oulun yliopiston tukisäätiössä tietoja käsittelevät vain ne Tukisäätiön työntekijät tai Oulun yliopiston tukisäätiön toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Myönnetyistä apurahoista annetaan tiedot Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA), mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittävät MELA:n määrittelemät rajat. Tiedot maksetuista apurahoista luovutetaan myös verohallinnolle. Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät julkaistaan Oulun yliopiston tukisäätiön ja Oulun yliopiston verkkosivuilla. Tukisäätiö voi myös luovuttaa tietoja toisille apurahoja myöntäville tahoille.

Oulun yliopiston tukisäätiö voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Oulun yliopiston tukisäätiön lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Oulun yliopiston tukisäätiö luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä palvelussuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoitoa varten.

Lisäksi tietoja luovutetaan tieteellisiin tai historiallisiin tutkimustarkoituksiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin erillisten luovutuspyyntöjen perusteella.

Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Oulun yliopiston tukisäätiön tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

• Käyttämätön käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä aikaisintaan kahden vuoden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta.

Keskeneräiset hakemukset

• Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset.
• Keskeneräiset hakemukset poistetaan, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen kannalta.

Hakemusten arviointitiedot

• Arviointitiedot poistetaan samanaikaisesti hakemusten kanssa.

Hakemukset ja niiden liitteet

• Myönnettyjen ja ei myönnettyjen apurahojen hakemusten liitteet poistetaan samanaikaisesti hakemusten kanssa. Hakemuksia liitteineen säilytetään apurahajärjestelmässä kirjanpitolain ja –asetuksen kulloinkin määrittelemä säilytysaika.

Maksatustiedot

• Tietoja säilytetään tarpeellisen ajan huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset ja kirjanpitolain ja –asetuksen kulloinkin määrittelemä säilytysaika.

Viestit

• Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä Tukisäätiön asiamieheen.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö osoitteeseen: tukisaatio(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon ml. profilointi

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Oulun yliopiston tukisäätiö rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.